Hacienda ya tiene calendario para la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales. Las compañías que facturen más de ocho millones de euros deberán cumplirla desde octubre de 2027, y el resto desde octubre de 2028.
La factura electrónica obligatoria ya tiene calendario en España. Hacienda ha publicado en el Boletín Oficial del Estado la orden que regula la nueva herramienta pública para emitir y gestionar facturas electrónicas, y con ella empieza a contar el plazo que determinará cuándo tendrán que adoptarla empresas y profesionales. No todos llegarán a la vez, porque el calendario depende del volumen de facturación de cada negocio.
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel y sirve como justificante de la entrega de bienes o de la prestación de servicios. La diferencia está en el formato, que es digital. Dentro de ese grupo conviene distinguir entre formatos estructurados, que los programas del receptor pueden tratar de forma automática, y formatos no estructurados, como un PDF o una imagen escaneada, que suelen requerir revisión manual o reconocimiento óptico de caracteres.
Calendario: primero las grandes empresas
La obligación nace de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, que fijó dos plazos según la facturación anual. Las empresas y profesionales que superen los ocho millones de euros al año tendrán que cumplir a partir del 6 de octubre de 2027. Para autónomos y pequeñas empresas, la fecha de inicio será el 6 de octubre de 2028.
Que el calendario sea escalonado no significa que el resto pueda esperar sin hacer nada. Cada negocio debe revisar en qué tramo se encuentra y cuánto tiempo necesita para adaptar sus programas, sus procesos de cobro y la forma en que recibe facturas de sus proveedores, que también entrarán en el sistema.
Solo entre empresas y profesionales
La nueva obligación se refiere a las operaciones B2B, es decir, a las que se intercambian entre empresarios y profesionales. El Real Decreto 238/2026 la vincula a los casos en los que el destinatario también sea empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. Por eso, una factura que un autónomo emite a un particular queda fuera de la norma.
Tampoco significa que todas las facturas de un autónomo tengan que ser electrónicas a partir de esas fechas. La exigencia se aplica únicamente a las que se intercambian entre profesionales, mientras que las emitidas a consumidores finales mantienen sus reglas actuales.
Qué pasa con el programa de facturación actual
Autónomos y empresas podrán seguir utilizando su programa de facturación habitual. El sistema español admitirá tres vías: plataformas privadas de facturación electrónica, la solución pública de Hacienda o una combinación de ambas.
Cualquiera de las opciones exige respetar un formato común. La factura que se intercambie a través de la solución pública deberá usar el modelo semántico europeo EN 16931 y la sintaxis UBL (Universal Business Language). Quien emita con una plataforma privada y no utilice la solución pública tendrá que remitir a esta una copia electrónica fiel de cada factura, también en sintaxis UBL.
La herramienta gratuita de Hacienda
El acceso a la solución pública será gratuito. Está pensada como alternativa para pymes y profesionales que no quieran o no puedan asumir el coste de una plataforma privada. Hacienda habilitará en su sede electrónica un formulario para generar facturas de forma individual, y también permitirá consultar y descargar facturas, copias fieles y estados de cada una.
La adopción por parte de las pymes es uno de los retos principales de todo el proceso, porque este colectivo representa el segmento más importante del tejido empresarial español. La herramienta pública busca precisamente que el coste de cumplir no sea un obstáculo para los negocios más pequeños.
Además, el sistema no funcionará como un simple buzón. Las facturas emitidas quedarán inmediatamente a disposición de la Administración, sin necesidad de enviar una copia adicional. El sistema generará un código único formado por el NIF del emisor, la serie y número de factura y la fecha de expedición.
El destinatario también tendrá obligaciones. Deberá comunicar determinados estados de la factura, entre ellos el rechazo y el pago efectivo completo. Podrá, además, informar de las fechas de recepción de la mercancía, del servicio o de la propia factura cuando sean relevantes para las normas contra la morosidad.
Factura electrónica y VeriFactu
La factura electrónica obligatoria y VeriFactu se mencionan a menudo juntas, pero regulan cosas distintas. La primera establece cómo deben emitirse, transmitirse y recibirse las facturas entre empresas. VeriFactu, en cambio, afecta al programa informático con el que se generan las facturas, de modo que un mismo negocio puede tener que atender a las dos normas.
Qué se arriesga si no se adapta a tiempo
Quien no cumpla en plazo puede enfrentarse a sanciones previstas en la Ley General Tributaria. A ello se suma un problema práctico: una factura que no reúna los requisitos puede dificultar la deducción del gasto y retrasar los cobros, porque el cliente no tiene por qué aceptarla. Las facturas también deberán conservarse durante el plazo legal, que según la normativa tributaria es de cuatro años, y facilitar su acceso a la Agencia Tributaria cuando se solicite.
Para pymes y autónomos, el primer paso consiste en comprobar qué software utilizan hoy, si genera facturas en formato estructurado y si puede enviarlas en sintaxis UBL. De esa revisión dependerá cuánto tiempo necesitan para estar listos cuando llegue su fecha.
También te puede interesar
